- Pengertian Data
Data adalah sesuatu
yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu
pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka,
matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai
bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.
Pengertian data menurut The Liang
Gie adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu
pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan
kesimpulan,atau penetapan keputusan.
Dr. S.P. siagian menjelaskan arti
data dan informasi. Beliau menyatakan bahwa: “ada perbedaan konsepsional yang
cukup prinsipil antara data dan informasi. Jelaslah kiranya bahwa data
merupakan sumber informasi dan merupakan bahan informasi.
2.
Klasifikasi Data
a. Klasifikasi data berdasrkan sumbernya
Klasifikasi data berdasarkan
sumbernya dikelompokkan menjadi dua,antara lain;
1. Data intern,
yaitu data yg dibutuhkan oleh suatu organisasi sebagai landasan
pengambilan keputusan yang di peroleh dari catatan-catatan organisasi itu
sendiri.
2. Data Ekstern,
yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber di luar organisasi.
b. Klasifikasi Data Berdasarkan
Pengolahannya
1. Data Primer
2. Data Sekunder
c. Klasifikasi Data Berdasarkan Sifat
1. Data Kuantitatif
2. Data Kualitatif
d. Klasifikasi Data Berdasarkan
Jenisnya
1. Data Hitung
2. Data Ukur
- Pengolahan Data.
a.
Lembaga pendidikan.
b. Lingkungan kerja
b. Lingkungan kerja
c.
Media massa.
d.
Instansi pemerintah
e.
Masyarakat
- Sumber – sumber Data
Pengolahan data ada 8 macam yaitu:
a. Reading
b. Writing
c. Recording or printing
d. Sorting
e. Transmitting
f. Calculating
g. Comparing
h. Storing
5. Macam – macam type data
- Type data integer/oridinal
- Type data boolean
- Type data flowating point/real
- Type data enumerated
- Type data string & carakter
6. Ekstensi dari data/file softcopy
a) 3ds Graphic (3D studio)
b) 3fx Efek (corel chart)
c) 3gr data file (window video grabber)
d) 4sw 4dos Swap file
e) A Library (UNIX)
f) Act Actor Source code file
a) 3ds Graphic (3D studio)
b) 3fx Efek (corel chart)
c) 3gr data file (window video grabber)
d) 4sw 4dos Swap file
e) A Library (UNIX)
f) Act Actor Source code file
8. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara
Wawancara ialah proses interaksi
atau komunikasi secara langsung antara pewawancara dan responden. Pengumpulan
data dengan tehnik wawancara dapat digunakan untuk memperoleh data yang
bersifat fakta, misalnya umur, pekerjaan, jumlah anak, tingkat pendidikan dan
riwayat kesehatan. Wawancara juga dapat digunakan untuk menilai sikap,
pendapat, pengalaman, dan sebagainya.
Keuntungan
a. Memotivasi orang yang
diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka
b. Pewawancara dapat mengembangkan
pertanyaan
c. Pewawancara dapat melihat
kebenaran jawaban melalui gerak-gerik dan raut wajah yang diwawancarai
Kerugian
a. Membutuhkan waktu yang lama
b. Tergantung dari kepapandaian si
pewawancara
c. Dapat mengganggu orang yang
diwawancarai
2. Kuesioner
Kuesioner adalah daftar pertanyaan
tertulis yang ditujukan kepada responden. Jawaban responden atas semua
pertanyaan dalam kuesioner kemudian dicatat/direkam.
Kuesioner merupakan metode
pengumpulan data yang efisien bila peneliti mengetahui secara pasti data/informasi
apa yang dibutuhkan dan bagaimana variabel yang menyatakan informasi yang
dibutuhkan tersebut diukur.
Keuntungan
a. Daftar pertanyaan baik untuk
sumber data yang banyak
b. Responden tidak merasa terganggu
c. Daftar pertanyaan relatif lebih
efisien untuk sumber data yang banyak
d. Karena daftar pertanyaan biasanya
tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih obyektif.
Kerugian
a. Daftar pertanyaan tidak
menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan.
b. Daftar pertanyaan cenderung tidak
fleksibel
c. Pengumpulan sampel tidak dapat
dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan.
d. Daftar pertanyaan yang lengkap
sulit untuk dibuat Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang
sedang dilakukan. Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh
pandangan-pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung
keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami
pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan
pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta
memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya
(Sevilla, 1993).
3. Observasi
Keuntungan
a. Cenderung mempunyai keandalan
yang tinggi
b. Analis sistem dapat melihat
langsung apa yang sedang dikerjakan
c. Analis sistem dapat menggambarkan
tata letak fisik dari kegiatan kegiatan
d. Analis sistem dapat mengukur
tingkat dari suatu pekerjaan
Kerugian
b. pekerjaan yang diobservasi
mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitan.
c. Dapat mengganggu kerja yang
dilakukan.
B. Informasi
1.
Pengertian Informasi
Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model,
formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki
nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang
menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi
adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa
disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.
Informasi adalah data yang diolah menjadi suatu bentuk yang
penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan
dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan
datang.
2.
Proses Penanganan Informasi
3.
Tujuan Pendistribusian Informasi
4.
Jenis-Jenis Pendistribusian
Informasi
a.
Distribusi Informasi Secara Tertulis
b.
Distribusi Informasi Secara
Lisan
5.
Macam-Macam Penyajian Informasi
a.
Media Distribusi Informasi
secara tertulis
Ø Memo
Ø Majalah
atau BULETIN
Ø Laporan
tahunan
Ø Uraian
tugas
Ø Buku
pedoman
b.
Media Distribusi Informasi secara
Lisan
Ø Telepon
Ø Rapat atau
pertemuan
Ø Radio dan
televise
C.
Metode Pengumpulan Data
1.
Definisi Metode Pengumpulan Data
a.
Teknik atau cara yang digunakan
untuk mengumpulkan data.
Ø Macam-Macam
Metode Pengumpulan Data
ü Pengumpulan
Data dengan Metode Tes
· Definisi Tes
· Jenis Tes
ü Pengumpulan
Data dengan Metode Angkel
· Definisi Kuesioner
· Jenis Kuesioner
· Keuntungan kegunaan Kuesioner
ü Pengumpulan
Data dengan Metode Wawancara
· Definisi Wawancara
· Jenis Wawancara
· Kelebihan metode wawancara
ü Pengumpulan
Data dengan Metode Observasi
· Definisi Observasi
· Cara Melakukan Observasi
· Kelemahan Observasi
· Kebaikan Observasi
· Kegiatan yang harus dilakukan ketika
observasi
· Kegiatan yang tidak boleh dilakukan
ketika observasi.
ü Pengumpulan
Data dengan Menggunakan Metode Dokumentasi
· Definisi Dokumentasi
· Metode Dokumentasi
D.
Mengolah Data Menjadi Informasi
1.
Recording
2.
Klasifikasi
3.
Sorting
4.
Calculating
5.
Penyusunan laporan
6.
Penyimpanan
7.
Pencarian
8.
Komunikasi
E. Konsumen Informasi
Konsumen informasi adalah setiap orang yang menerima
informasi, yang digunakan untuk menambah pengetahuan, membuat keputusan dsb
bagi penerima informasi tersebut.
F. Pengertian Kantor
Secara etimologis kantor
berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja,
tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa
Inggris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan
(service), posisi, atau ruang tempat kerja.
Pengertian kantor
dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam
arti statis.
Kantor dalam
arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian
data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan
kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit
Sedangkan kantor dalam
arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas,
biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
penyampaian/pendistribusian data/informasi.
Jadi
dalam garis besar kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha
dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima,
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.
G. Jenis jenis yang dikelola kantor
Menurut Leffing Well & Robinson :
· menerima pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya
· membuat rekening
· surat menyurat
· menyimpan warkat
· menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum
selesai
· mengurus dan membagi serta mengirim surat
· memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
· macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu,
pekerjaan pesuruh
· tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem,
megnhapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
· membuat warkat, mencatat data yang diinginkan
Menurut G.R. Terry :
· mengetik
· menghitung
· memeriksa
· menyimpan warkat
· menelpon
· menggandakan
·
mengirim surat
H. Aktivitas Pegawai Kantor
Aktivitas pegawai kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo
digolongkan menjadi 4 macam yaitu :
1.
Segala macam pekerjaan yang bersifat
komunikasi
Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.
Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.
2.
Segala macam pekerjaan yang bersifat
registrasi
Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.
Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.
3.
Segala macam pekerjaan komputasi
Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.
Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.
4.
Segala macam pekerjaan yang bersifat
informasi
Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.
Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.
I. Syarat – syarat Pegawai Kantor
Pegawai kantor adalah pegawai yang bekerja di kalangan
kantor, baik instansi pemerintah maupun suatu dan berusaha memberikan jasanya
untuk mencapai tujuan yang akan dicapai oleh kantor masing-masing sesuai dengan
bidang kegiatannya. Sedangkan persyaratan yang dituntut oleh dunia usaha dan
industri tidak sama, secara umum setiap pegawai harus memenuhi syarat-syarat :
1. Syarat
pengetahuan yang mendasari sesuatu profesi
2. Syarat
ketrampilan untuk dapat melakukan sesuatu dengan cermat dan berhasil.
3. Syarat
kepribadian, keseluruhan sifat yang merupakan watak seseorang, yang dapat
dikenali dari :
* sikap badan ketika duduk, berjalan dan berbicara
* sifat bersih dan rapi
* sifat luwes dan berbusana serasi
* sifat yang bertalian dengan kesehatan diri
* kemampuan dan ketrampilan
*
sifat kerohanian
J. Penyusunan Laporan
Laporan merupakan bentuk komunikasi
yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu
sesuai dengan tujuan penulisannya.
Laporan inilah yang secara resmi
dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat
pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.
Sebelum laporan disajikan secara
lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam bentuk tertulis secara sistematis
sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk tertulis, laporan terbagi menjadi
seperti berikut.
1. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.
2. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.
3. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik.
4. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.
5. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.
1. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang tinggal mengisi pada blangko yang disediakan.
2. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan secara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.
3. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik.
4. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan subtopik.
5. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.
Agar suatu laporan dapat berfungsi
sebagaimana mestinya, dalam proses penyusunan laporan, selain harus
memperhatikan berbagai prinsip dan syarat dalam penyusunan laporan, juga harus
memperhatikan tata caranya. Pada intinya, tata cara penyusunan laporan dimulai
dari tahap persiapan yang mencakup penentuan kerangka permasalahan, tujuan
penulisan laporan, dan proses pengumpulan data, kemudian membuat kerangka
laporan , dan diakhiri dengan tahap penulisan laporan itu sendiri.
1.Tahap Persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan disampaiakan ? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan sumber-sumber data.
2. Pengumpulan dan Penyajian Data
Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang.
dan penyajian data.
3. Sistematika Laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.
4. Penulisan Laporan
1.Tahap Persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan disampaiakan ? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan sumber-sumber data.
2. Pengumpulan dan Penyajian Data
Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang.
dan penyajian data.
3. Sistematika Laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.
4. Penulisan Laporan
Pada tahap penulisan laporan harus
mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat
tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.
Pengumpulan Data dan Penyusunan
konsep dalam laporan
Pengumpulan data merupakan
pencatatan peristiwa-peristiwa atau hal-hal atau keterangan-keterangan juga
karakteristik-karakteristik sebagian atau seluruh elemen populasi yang akan
menunjang dan mendukung penelitian atau kegiatan tertentu.
Berikut ini adalah teknik
pengumpulan data yang sering dipergunakan dalam penelitian :
3. Menggunakan Tes
4. Kuisioner / Angket
5. Dokumentasi
Penyusunan konsep merupakan langkah
awal atau penyusunan utama dalam membuat laporan, yang dapat berbentuk kata
maupun simbol, dimana penyusunan konsep dilakukan agar laporan dapat terbentuk
dengan benar.
Pengetikan dan Penjilidan dalam
laporan
Pengetikan adalah proses akhir dalam
pembuatan laporan, dimana dalam pengetikan harus sangat tertata rapi sehingga
laporan dengan mudah dapat dipahami.
Penjilidan adalah suatu kegiatan menghimpun/ menyusun
halaman-halaman/lembaran lembaran lepas menjadi satu sesuai urutan
lembaran-yang seharusnya, yang dilindungi oleh ban atau sampul dengan
menggunakan bahan dan alat bantu tertentu (peralatan dan bahan penjilidan) agar
mudah digunakan dan untuk melindungi buku tersebut (fisik/
nilai informasi-nya).
nilai informasi-nya).